聊聊办公OA产品中的4个常见AI场景

在AI技术飞速发展的当下，将其融入办公OA产品以提升效率和用户体验已成为趋势。本文从实际工作经验出发，深入探讨了办公OA产品中的四个常见AI应用场景：智能助理、智能会议助手、告警机器人和项目任务机器人。

现在互联网中，AI已然是个大热概念。不管行业内外，都对这个板块跃跃欲试。

宏观上来说，行业外的老板把AI当作开源节流的良药，想要利用便宜好用的AI代替已经便宜好用的员工。而互联网行业的老板更务实一点，只想搞出一个媲美deepseek的产品，实在不济，硬刚一波豆包、文心一言也行。

宏观想法显得有些华而不实，听起来不太靠谱。而微观就好实现的多，就是立足自己的产品，梳理功能场景，把每个能和人工智能关联上的场景都加上AI入口，强势将产品”智能化“。

所以现在对于产品经理而言，开拓业务的智能化场景、将AI融入产品也是工作的重要一部分。当然，业务和业务也是不一样的，如果说垂直领域的业务是一条小溪，而办公场景则是一片汪洋大海。所以在其中梳理智能化场景也容易得多、可能性也更高。

当然不能一一列举，所以本文就从实际工作经验出发，聊一聊办公OA产品中的几个AI场景的应用。

一、智能助理

在所有AI场景中，要论排第一的是哪个，毫无疑问是智能问答。不仅是办公OA业务，在任何业务中，用户都有咨询提问的需求，平台有答疑和收集问题的需求。而在办公场景中，用户的疑问则更多更广泛，问题类型覆盖考勤、薪资、请假、流程、合同、培训等等。

员工问题多又杂，如果客服线上一对一回复，对客服而言，需要随时在线，工作压力大且很容易回答不准确。而对员工而言，回复效率慢准确率不高。这对双方来说都不是很好的体验。

但好在用户的问题都在公司制度框架内，问题类型容易分类，回答也都是标准化回答。这个特质就很容易将引入机器人进行统一进行智能问答。这也是智能助理成为应用最早、最广泛的AI场景的原因。

钉钉智能助理就是一个很好的案例，智能助理是面向钉钉企业组织的专属办公服务AI助理。员工助理以自然语言对话形式提供通知推送、自助问答、员工服务办理、数据分析等能力，重点针对企业HR、IT、销售、行政等多个日常工作场景提供7X24小时在线，全年无休随时待命的智能便捷服务，有效解决繁琐重复工作，推动企业提高效率、降低服务与管理成本，帮助企业进入全新智能化办公管理时代。

钉钉智能助理中，主要场景有单聊服务、群聊服务、定时通知、自助问答、转人工等。

单聊服务主要是服务助手提供一对一单聊服务，解决大量重复且高频的问题咨询。

群聊服务则是将服务助手机器人添加到钉钉全员群、部门群、内部群等不同群类型中。在群聊对话中遇到问题，可以随时@机器人回答。

定时通知则是企业通过自定义配置，定时向员工推送办公中的提醒和公告。例如打卡通知、考勤统计、培训学习提醒、审批待办等需要及时送达员工的事项。

自助问答是智能助理中最常见的功能，它和单聊服务其实很类似，只是问题内容可能会有区别。自主问答主要面向企业日常办公常见的流程化、知识性问题。需要企业配置自定义知识库，前端实现7*24企业在线服务。

智能助理中一定会有一项转人工服务，这其实是一项“兜底功能”。再智能的机器人，也总有解答不了的问题。那么针对机器人无法解决的复杂问题，支持转人工处理，启动内部客服处理机制，也能解决用户需求。

总的来说，对比传统服务，智能助理有自然、方便、及时、便捷等显著特点。对用户而言，能够方便快捷地得到问题回复和解答；对企业而言，减轻了人工压力，提高效率的同时降低了资源成本。同时还在这个过程中，训练智能模型，了解并追踪员工关注的热点问题。

二、智能会议助手

办公场景中，线上会议也是一个重要功能。因为之前负责过对接腾讯会议，搭建内部办公产品的线上会议系统，所以对线上会议这块熟悉一点，也发现了腾讯会议上线了自己会议AI小助手。

腾讯会议智能会议助手主要是针对线上会议场景，为用户提供个性化提醒、总结会议内容、提炼关键信息等支持，帮助提升开会效率。

如果你是“食物链最底端”的实习生，会议内容与你关系不大，但是需要你了解并做会议纪要、会后整理发出会议总结时，人工压力就很大。这时候就需要AI智能助理帮助进行会议录制、实时整理会议内容，并且会后生成一份充实详细的会议纪要。

如果这场会议需要你参与，但是你手头上还有些紧急的工作要处理，只能分出一半的精力在会议上，你很担心走神错过关键信息。这时候的会议助手则可以帮助你智能转写、提炼当前讨论重点，整理会议待办，明确待跟进的工作。如果怕错过会中有人cue你、或者错过重要领导的发言，也可以通过智能助手设置提醒项，当有人提到“我”、关注的发言人或者话题时，会议助手会自动发来提醒，帮助跟上会议节奏。

当然如果这场会很重要，你全身心投入，积极参与讨论，最后要推动决策，AI助手也是个好帮手。会议讨论中遇到你不熟悉的名词或领域，再也不用浏览器搜索了，直接使用AI联网搜索，帮助你对会议议题了解更深入。当然如果会中有头脑风暴，需要及时给出方案进行讨论，比如该系统的名称应该叫什么，有时候人脑思考会突然卡顿没有思路，这时候使用AI助手生成内容，共同创作推进讨论和决策，能让会议更高效。

经常开会的朋友都知道，大多数会议其实都很低效，所以这个场景的提效空间还蛮大的。智能会议助手确实是深度挖掘了线上会议这个场景，满足了用户在会议的一些痛点，很大程度上提高了会议效率。

三、告警机器人

除了用户端的一些使用场景，针对开发运维人员，其实也有机器人使用的场景，最典型的就是告警机器人。当业务出现线上故障时，需尽快通知相关成员解决问题。

以前当线上出现故障或异常，系统可能会通过邮件、短信、电话等方式向相关人员告警，但这样问题有时难以得到及时处理，相关人员的沟通和跟进也不够高效。而当企业引用告警机器人，则可以自动创建群组，并向群组内添加相关的负责人员，相关人员可以即时协同并在群里同步处理的进展，便捷又高效。

以飞书告警机器人为例，创建告警机器人后，每当出现故障或异常，告警机器人自动发起群聊，并将相关的负责人员添加入群，实现沟通同步。同时机器人在群聊中分别@对应的负责人，精准推送告警，避免大量重复的无效信息和告警处理的延时和遗漏。问题解决后，不仅自动修改群名状态，还能沉淀故障处理经验和知识库，帮助事故复盘。

四、项目任务机器人

项目任务机器人其实和告警机器人有点类似，只不过一个是推送告警信息，一个是推送项目进度和任务待办。

先将项目管理平台与内部即时通讯系统打通，当在项目管理平台创建需求并拆分好任务后，任务机器人自动拉群，并向群组内添加相关的任务人，例如业务方、产品、设计、开发、测试等。而随着项目开发中，需求生命周期的各个时间点，机器人自动@对应任务人，发送任务待办，提醒任务进度。

这个项目任务机器人很大程度地减轻了项目经理的工作压力。不然传统模式下，项目经理还得密切关注需求状态，逐步通知各个负责人。项目任务机器人的出现，能够释放项目经理的时间和精力，让项目经理更多关注问题解决、项目提效上。

五、总结

现在AI确实很火，软件硬件都在希望通过AI实现一些变革和创新。但我作为一个业务产品而言，对它的认识其实也不深。目前接触和参与到的一个AI的功能，其实更像是收集信息、训练模型、调试优化。办公场景里的这些AI功能，其实更像是智能化工具。只是大家在不断探索AI场景的范围，推动“互联网软件的AI+”。

不过不管怎样，从一个产品的角度出发，软件系统有更多智能化场景是一件好事，传统软件有了新的生命力，这也意味着你所做的东西价值更上一层楼。而对一个用户而言，你在工作和生活中有了更多的“智能助理”，帮助你全方位地提效，你也有更多时间来专注生活，这也是一件很好的事情。

专栏作家